Offboarding – jak prawidłowo pożegnać się z pracownikiem?

Czy wiesz, czym jest offboarding? To proces równie ważny jak wdrażanie pracowników (onboarding), ponieważ wpływa na reputację firmy i jej kulturę organizacyjną. Dobrze przeprowadzony, może stać się kluczowym elementem w budowaniu pozytywnych relacji z byłymi pracownikami.

Offboarding – co to jest?

Offboarding to proces zarządzania wyjściem pracownika z organizacji. Odbywa się w jednym z trzech przypadków:

• gdy pracownik decyduje się odejść,
• gdy rozstanie jest inicjatywą organizacji,
• gdy osoba zatrudniona przechodzi na emeryturę.

Proces ten obejmuje różne działania, do których należy: przekazanie obowiązków, zwrot sprzętu firmowego, dokonanie niezbędnych formalności i przeprowadzanie exit interview. Celem offboardingu jest zapewnienie płynnego i profesjonalnego rozstania dla obu stron, a także ochrona ważnych informacji i zasobów organizacji.

Dlaczego offboarding pracownika jest ważny?

Dobrze przeprowadzony offboarding pomaga utrzymać pozytywne relacje z byłymi (i obecnymi) pracownikami. Prawidłowy i przyjazny sposób rozstania się zapobiega potencjalnym problemom prawnym i zapewnia, że wszelkie poufne informacje, know-how i zasoby firmy są odpowiednio zabezpieczone po odejściu pracownika.

Offboarding pracownika jest ważny z wielu powodów, kilka z nich zdecydowanie wysuwa się na czoło, są to:

• Employer branding. Skuteczny proces offboardingu pomaga utrzymać dobrą reputację firmy. Pracownicy, którzy odchodzą z pozytywnymi wrażeniami, mogą stać się ambasadorami marki, rekomendując firmę innym potencjalnym klientom lub kandydatom, co jest nie bez znaczenia dla przyszłych rekrutacji.
• Bezpieczeństwo danych. Offboarding pracownika umożliwia firmie zabezpieczenie know-how i poufnych informacji. Często bezpieczeństwo danych jest sygnowane stosowną umową o zachowaniu poufności.
• Exit interview jako cenny feedback. Wywiady końcowe przeprowadzane podczas offboardingu mogą dostarczyć firmie cennych informacji na temat środowiska pracy, pomocnych w obniżeniu rotacji.

Offboarding jest potrzebny w każdej branży. Jego waga i stopień skomplikowania rośnie wraz z zajmowaną pozycją – zupełnie inaczej wygląda procedura w przypadku pracownika produkcyjnego, a inaczej – plant managera. Stworzenie procedury offboardingu dla stanowisk, które mają dostęp do wrażliwych danych i kluczowych zasobów, powinno być priorytetem działów HR.

Jak przeprowadzić offboarding?

Wbrew pozorom odebranie dostępów, wręczenie świadectwa pracy i odprowadzenie pracownika do drzwi to nie jest skuteczny offboarding. Co zatem zrobić, aby użyć tego narzędzia HR zgodnie z dobrymi praktykami?

Proces offboardingu należy zaplanować – powinien być ustrukturyzowany i znajdować się na liście procedur działu HR.

• Pierwszym krokiem do rozstania jest przekazanie informacji. Jeśli wypowiedzenie jest inicjatywą pracownika, wówczas do niego należy pierwszy ruch – warto, aby menedżerowie wiedzieli, jak zachować się po przyjęciu takiego dokumentu.
• W czasie biegu wypowiedzenia należy zatroszczyć się o przekazanie obowiązków i wiedzy odchodzącego pracownika do pozostałych członków zespołu lub nowo zatrudnionych osób.
• Następnym krokiem jest przeprowadzenie exit interview. To ważny moment, ponieważ taka rozmowa to okazja do zebrania naprawdę szczerego feedbacku dotyczącego doświadczeń pracownika w firmie. Ważne jest, aby podejść do tego zadania z empatią i otwartością, zapewniając pracownikowi przestrzeń do wyrażenia swoich opinii i doświadczeń – niezależnie od tego, jakie one są.
• Ważnym aspektem, który na ogół rozgrywa się w ostatnim dniu pracy, jest zarządzanie logistyką związaną z rozstaniem. Mowa o zwrocie wszelkiego sprzętu firmowego, kart dostępu, identyfikatorów czy innych zasobów. Równie ważne jest upewnienie się, że dostęp pracownika do systemów firmowych i danych zostanie odpowiednio zakończony, aby zapobiec potencjalnym zagrożeniom bezpieczeństwa.

Najczęstsze błędy offboardingu – jak ich unikać?

Czy źle przeprowadzony offboarding jest lepszy niż żaden? Zamiast rozważać tę kwestię, lepiej po prostu dobrze się przygotować. Przygotowaliśmy listę najczęściej popełnianych błędów, aby było wiadomo czego unikać.

• Brak transferu wiedzy. Jeśli pracownik nie przekaże swojego know-how, istnieje ryzyko utraty cennej wiedzy organizacyjnej, którą nowi pracownicy lub inni członkowie zespołu będą zdobywać miesiącami, a nawet latami.
• Brak procesu offboardingu zdalnego. Coraz większa liczba pracowników pracuje zdalnie lub w modelu hybrydowym, a firmy żegnają się z nimi również na odległość. Należy zastanowić się, jak odzyskać sprzęt od pracowników zdalnych i jak zapewnić transfer wiedzy w takim środowisku.
• Brak empatii. Rozstanie to zawsze trudna sytuacja, zwłaszcza jeśli nie wynika z woli pracownika. Wszystkich odchodzących należy traktować z empatią i szacunkiem, na jakie zasługują.

Podsumowanie

Teraz, kiedy nie musisz dłużej zadawać sobie pytania „co to jest offboarding” wiesz, że powinien znaleźć się wśród procedur każdego nowoczesnego działu HR. To nie tylko sposób na kulturalne rozstanie. Usystematyzowany proces pozwoli na uszczelnienie retencji, zmniejszy stres związany z rozstaniem, a także pozytywnie wpłynie na wizerunek pracodawcy. To wzmacnia reputację firmy, ale także tworzy trwałe, pozytywne relacje, które mogą przynieść korzyści obu stronom w przyszłości.