Konstruktywny feedback – czym jest, a czym nie?

Czym jest informacja zwrotna? Najkrócej mówiąc, to odpowiedź od uczestnika spotkania czy konwersacji, w której ujawnia on swoje spostrzeżenia. W kontekście HR, feedback jest cennym narzędziem do komunikowania opinii o pracowniku. Pomaga również w procesie budowania relacji opartych na zaufaniu i efektywnej współpracy z hiring managerami oraz kandydatami. Dobrze skonstruowane informacje zwrotne mogą być cennym źródłem wiedzy o sobie. Co trzeba wiedzieć, aby stworzyć konstruktywny feedback?

Konstruktywna informacja zwrotna – co to oznacza?

Wiele osób błędnie utożsamia konstruktywną krytykę z brutalną szczerością, a nie o to tutaj chodzi. Zastanów się, co sam chcesz usłyszeć przy okazji nieudanej rekrutacji: czy wystarczyłby Ci informacja zwrotna, z której dowiadujesz się, że za mało umiesz? Co z nią zrobisz? Czy zbuduje to Twoje pozytywne doświadczenia z firmą, która udzieliła Ci takiego „feedbacku”?

Uznajmy te pytania za retoryczne. Rekrutacja to nie jedyna sytuacja, w której przydaje się umiejętność konstruowania informacji zwrotnej – wykorzystasz ją także w rozmowach z klientami, z przełożonym, zespołem, po wykonanej usłudze czy w czasie rozmów ewaluacyjnych.

Konstruktywny feedback musi spełniać kilka kryteriów:

• przede wszystkim powinien sprzyjać nie tylko lepszemu zrozumieniu i akceptacji danej sytuacji, ale także skutecznie przyczynić się do przyszłego rozwoju.
• Konstruktywna informacja zwrotna powinna być konkretna, odnosząca się do określonych zachowań lub wyników pracy. Oparcie jej na ogólnych stwierdzeniach nie da odbiorcy żadnych danych na temat tego, nad czym może pracować.
• Przy konstruowaniu odpowiedzi zwrotnej nie trać z oczu celu: jest nim wsparcie rozwoju i wskazówki do poprawy.
• Ważne jest, aby informacja zwrotna równoważyła pozytywne i negatywne aspekty. Podkreślanie tego, co zostało wykonane dobrze oraz wskazanie obszarów wymagających poprawy, pomaga odbiorcy poczuć się docenionym i motywuje go do dalszego rozwoju.

Przy tym wszystkim ważne są jeszcze dwa elementy: czas, w którym udzielasz feedbacku oraz empatia. Jeśli tylko możesz, nie przedłużaj tego procesu. Jak wygląda proces rekrutacji z perspektywy kandydatów? Często wiąże się z dużymi emocjami, dlatego im szybciej przekażesz odpowiedź, tym lepiej dla aplikującej osoby (i employer brandingu Twojej organizacji).

Przykłady informacji zwrotnej?

Kandydaci doświadczają stresu z wielu powodów: zastanawiają się, jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej, próbują rozgryźć algorytm ATS, denerwują się negocjacjami wynagrodzenia. Dlatego warto zadbać o ich odczucia nawet wtedy (a może zwłaszcza wtedy), jeśli nie decydujesz się na zatrudnienie – w końcu ktoś, kto dziś jest juniorem, za jakiś czas może stać się pożądanym ekspertem w swojej dziedzinie. Dobrze gdyby jego skojarzenia z Twoją firmą były pozytywne.

Między innymi temu służy feedback konstruktywny. Przykład? Oto i on:

Przykład 1: Podczas rozmowy kwalifikacyjnej wykazał/a się Pan/Pani się znakomitymi zdolnościami komunikacyjnymi oraz pozytywnym nastawieniem. W celu wzmocnienia aplikacji polecam poszerzenie doświadczenia w zakresie zarządzania projektami. To obszar, w którym chciał/a się Pan/Pani rozwijać.

Taka informacja zwrotna nie tylko podkreśla mocne strony, ale także dostarcza konstruktywnych sugestii dotyczących rozwoju, zwiększając tym samym szanse kandydata na sukces w przyszłości.

Przykład 2: Dziękuję za znalezienie czasu na naszą rozmowę. Pana/Pani techniczna wiedza i doświadczenie robią wrażenie, jednak ostatecznie zdecydowaliśmy się na kandydata, którego umiejętności i kwalifikacje lepiej odpowiadają wymaganiom tego stanowiska. Doceniamy Pańskie/Pani staranne przygotowanie do rozmowy oraz interesujące przykłady, które nam Pan/Pani przedstawił/a. Zachęcamy do dalszego rozwijania swoich kompetencji, na przykład poprzez wzięcie udziału w kursie programowania XXX. Życzymy powodzenia w dalszych poszukiwaniach pracy.

To wyjaśnienie uznaje pozytywne cechy danej osoby i jednocześnie wyjaśnia powody decyzji. Dodatkowo zachęca kandydata do dalszego rozwoju i życzy sukcesów w przyszłych poszukiwaniach, co jest wyrazem szacunku i wsparcia.

Udzielanie informacji zwrotnej – co robić, a czego unikać?

Jeżeli nadal masz wątpliwości dotyczące tego, jak powinien wyglądać feedback konstruktywny, poniższy przykład tego, co robić, a czego się wystrzegać, powinien je rozwiać.

Cechy prawidłowej odpowiedzi zwrotnej:

• Obiektywność: upewnij się, że Twoja informacja zwrotna odnosi się do konkretnych zachowań lub wyników pracy. Opieraj swoje uwagi na obserwacji, a nie na subiektywnych odczuciach.
• Zorientowanie na rozwój: skup się na tym, jak odbiorca może wykorzystać feedback do poprawy i rozwoju. Dostarczaj sugestii i rozwiązań, które mogą pomóc w osiąganiu lepszych wyników.
• Empatia: wyrażaj swoje myśli w sposób uprzejmy i taktowny. Pamiętaj, że sposób, w jaki przekazujesz informacje, jest równie ważny jak ich treść. Stosuj pozytywne sformułowania i unikaj negatywnego tonu.

Czego unikać przy udzielaniu informacji zwrotnej:

• Ogólników: nie używaj niejasnych lub ogólnych stwierdzeń, które mogą być mylące lub demotywujące. Unikaj fraz typu „zawsze robisz to źle” lub „nigdy nie robisz tego dobrze”.
• Skupiania się na negatywach: unikaj koncentracji tylko na tym, co poszło źle. Zamiast tego, staraj się znaleźć równowagę między pozytywnymi aspektami a obszarami do poprawy.
• Przekazywania feedbacku w niestosownym miejscu lub czasie: nie udzielaj istotnej informacji zwrotnej w obecności innych osób lub pod presją czasu.

Konstruktywna informacja zwrotna – przykłady pokazują, że jest niezwykle cennym narzędziem. Stosowana prawidłowo, może znacząco przyczynić się do rozwoju osobistego i zawodowego pracowników oraz do poprawy produktywności.

Feedback konstruktywny – podsumowanie

Dobrze skonstruowana informacja zwrotna pomaga odbiorcy zrozumieć, co robi dobrze, a nad czym powinien popracować, oferując jednocześnie konkretne wskazówki i kierunki rozwoju. Umiejętność udzielania feedbacku pomoże Ci zarówno w rekrutacji, w kontakcie z hiring managerami i kandydatami, oraz także w zwykłym, codziennym życiu. Wymaga empatii, szacunku i zrozumienia dla potrzeb drugiej osoby, ale jednocześnie stanowi fundament dla budowania silnych, zdrowych i produktywnych zespołów.