Onboarding pracownika – co to jest? Proces onboardingu i przykłady

Decyzja zapadła, składasz ofertę zatrudnienia i zostaje ona przyjęta. Nie czas jednak na odpoczynek, pora rozpocząć planowanie onboardingu.

To, w jaki sposób zostanie przeprowadzony, może zaważyć na tym, czy świeżo zatrudniony specjalista zdecyduje się na pozostanie w Twojej firmie, czy też będzie kontynuował poszukiwania pracy.

Onboarding przeprowadza każdy pracodawca – świadomie lub nie. Jak zrobić to profesjonalnie i z dobrym skutkiem? I czym właściwie jest onboarding pracowników? Przeczytaj poniżej.

Czym jest onboarding?

Onboarding (po polsku: przyjęcie na pokład) to proces wprowadzania nowego członka zespołu do organizacji oraz kształtowanie się początkowych relacji i doświadczeń. Stanowi niepowtarzalną szansę na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia jako pracodawca. Onboarding jest ważny zarówno z perspektywy pracownika, jak i firmy, ponieważ wpływa na późniejszą efektywność pracy.

Pre-onboarding – co to jest?

Onboarding w firmie składa się z kilku etapów, które mają na celu skuteczne zintegrowanie nowego pracownika z firmą i jej kulturą. Warto, aby proces ten zaczął się jak najwcześniej. Pre-onboarding ma miejsce, gdy decydujecie się na zatrudnienie kandydata, ale pozostał jeszcze czas do dnia startu, np. trwa okres wypowiedzenia. W ramach pre-onboardingu możesz:

• wysłać maila powitalnego,
• załączyć prezentację przedstawiającą firmę,
• opowiedzieć o nowym miejscu pracy i dziale,
• wysłać mapkę firmy z informacją, gdzie powinien stawić się pierwszego dnia.

To ważne, aby utrzymywać stały kontakt z przyszłym pracownikiem. Dzięki temu zminimalizujesz jego stres związany ze zmianą oraz masz większą pewność, że w ogóle pojawi się w nowej pracy.

Jak wygląda proces onboardingu?

Onboarding to nie tylko pokazanie stanowiska pracy i przedstawienie szefa. To proces, który powinien wdrożyć pracownika w jego obowiązki, ale bez uczucia przytłoczenia. Dwa dni najeżone standardami, procedurami, nowymi twarzami – to zdecydowanie za dużo na komfortowe wdrożenie. Do elementów efektywnego onboardingu można zaliczyć:

Pierwszy dzień pracy: serdeczne przywitanie, przedstawienie członkom zespołu. Zadbaj o to, aby na nowego pracownika czekało już niezbędne wyposażenie – nie ma nic gorszego, niż miesięczne oczekiwanie na laptopa służbowego, bo ktoś zapomniał o odpowiednim „approvalu”.

Odpowiednie szkolenia i wsparcie: zorganizuj warsztaty i sesje, które pozwolą nowemu członkowi zespołu na szybkie przyswojenie wiedzy i umiejętności związanych z pracą. Rozplanuj wdrożenie w czasie – być może niektóre szkolenia będą przydatniejsze, kiedy pracownik zetknie się z daną sytuacją w praktyce?

Regularne sprawdzanie postępów: zaplanuj z góry spotkania mające na celu ocenę stopnia wdrożenia pracownika, udzielaj informacji zwrotnej i oferuj wsparcie w rozwoju.

Coraz więcej firm w procesie onboardingu powołuje rolę „buddy’ego”. Jest to „kumpel”, najczęściej starszy stażem współpracownik, którego rolą jest opieka nad nową osobą. Można zapytać się go o wnioski urlopowe, którąś z mniej zrozumiałych procedur lub… instrukcję obsługi ekspresu do kawy. W kwestii tematów dotyczących pracy, dla „buddy’ego” nie ma głupich pytań.

Jak ciekawie przeprowadzić onboarding?

Aby proces onboardingu był efektywny, a przy tym atrakcyjny, możesz uzupełnić go o kilka elementów, na przykład:

• Wykorzystanie technologii – webinary, bazy wiedzy, e-learningi zdalne są bardzo wygodne, ponieważ pracownik może je rozpocząć i przerwać w dogodnym dla siebie momencie.
• Angażuj w zadania działowe: nie wykluczaj nowej osoby tylko dlatego, że jest nowa. Na zebraniach pytaj o jej perspektywę, zapraszaj do zabrania głosu. Świeże spojrzenie może okazać się energetyzujące dla wielu nurtujących Was kwestii.
• Zorganizuj wydarzenie integracyjne: zaplanuj wyjście poza biuro czy wydarzenia team-buildingowe, które pozwolą nowym członkom zespołu na bliższe poznanie swoich kolegów również poza pracą.

Onboarding pracownika – dlaczego jest tak ważny?

Początkowy okres w firmie to czas, kiedy pracodawca ocenia pracownika, ale także pracownik – pracodawcę. Czy obietnica zawarta w EVP (ang. Employee Value Proposition) została spełniona? Czy deklarowane w procesie zatrudnienia wartości faktycznie są respektowane?

To wszystko może zaważyć na tym, że po okresie próbnym pracownik zdecyduje się przedłużyć umowę, czy też będzie szukał zawodowego spełnienia gdzie indziej.

Dobrze przeprowadzony proces onboardingu poprawia jeden z najważniejszych wskaźników  HR-owych: poziom fluktuacji. Co za tym idzie, dobre wdrożenie redukuje koszty – jeśli pracownik zostaje na dłużej, nie ma potrzeby ponownego ponoszenia kosztów rekrutacji.

Ciekawy onboarding pracownika – przykłady

Przykłady skutecznych praktyk onboardingowych można znaleźć w wielu firmach. Oto kilka inspiracji:

• Google: jeszcze przed zatrudnieniem kandydaci otrzymują wiadomości nie tylko od działu HR, a także od przyszłych kolegów i koleżanek. Menedżerowie dostają jasno sprecyzowane wytyczne onboardingowe, które muszą spełnić. Poza omówieniem roli i obowiązków, na liście znajduje się także konieczność zapewnienia wsparcia w zintegrowaniu z zespołem, a także regularny i dwustronny feedback przez pierwsze pół roku.

• Zappos: każda zatrudniona osoba, niezależnie od stanowiska, po szkoleniu wstępnym zaczyna od odbierania telefonów od klientów. To pozwala na lepsze zrozumienie misji firmy i wyzwań na różnych szczeblach organizacji.

Następnie proponuje się im pieniądze za… odejście. Dzięki temu na pokładzie zostają jedynie ci, którzy po zapoznaniu się z firmą od środka, są zdecydowani w niej pozostać. Na koniec etapu wdrożenia Zappos organizuje „graduation party”, tym samym budując w nowych pracownikach poczucie, że dołączyli do ciekawego, elitarnego miejsca i samo w sobie jest to osiągnięciem.

• Toyota: dla managementu firmy bardzo ważne jest przekazanie pracownikom motta firmy „Customer first” („Po pierwsze klient”). Dlatego jedną z integralnych części onboardingu jest interaktywna wideo-ścieżka klienta, którą każdy nowy pracownik musi przejść od początku do końca. Dzięki wykorzystaniu technologii część teoretyczna onboardingu skróciła się, a specjaliści zyskali więcej czasu na spotkania 1:1.

Onboarding nie musi (a nawet nie powinien!) być nudny i powtarzalny. Oczywiście, pewnych elementów – takich jak szkolenie BHP czy RODO – nie można pominąć. Jednak głównym celem, przyświecającym procesom onboardingowym, powinno być zapewnienie pracownikowi szerokiej, niezbędnej wiedzy oraz poczucia bezpieczeństwa. Ciekawy onboarding zaprocentuje w postaci zadowolenia obu stron.