Wywiad ekspercki z Tomaszem Wagnerem, doradcą podatkowym i Tax Directorem.

Stalwart Manacus: System kaucyjny funkcjonuje już w Polsce, ale wiele firm dopiero zaczyna dostrzegać jego konsekwencje podatkowe. Dlaczego VAT w systemie kaucyjnym budzi dziś tak duże emocje wśród wprowadzających?

Tomasz Wagner: Ponieważ mamy do czynienia z mechanizmem zupełnie nowym w polskim VAT. Nie chodzi wyłącznie o sam podatek, lecz o sposób jego zaprojektowania. Zasady rozliczeń zostały rozproszone w trzech ustawach uchwalanych etapami w latach 2023-2025. Dla biznesu oznacza to konieczność złożenia w całość przepisów, które nie tworzą jednego, intuicyjnego modelu. Nawet dla doświadczonych działów finansowych ustalenie, kto, kiedy i na jakiej podstawie rozlicza VAT, jest dziś realnym wyzwaniem.

SM: Dlaczego w ogóle konieczne było wprowadzenie szczególnych zasad VAT dla kaucji?

TW: Kaucja nie jest zapłatą za towar, to kwota zwrotna, która ma motywować konsumenta do oddania opakowania. Z tego powodu na etapie sprzedaży napojów nie podlega ona VAT, czyli nie zwiększa podstawy opodatkowania i nie pojawia się jako kwota opodatkowana na paragonie. Problem pojawia się dopiero w momencie, gdy opakowanie nie wraca do systemu. Wtedy kaucja przestaje być zwrotna i – z perspektywy VAT- zaczyna pełnić funkcję zapłaty za opakowanie. Ustawodawca musiał więc znaleźć kompromis między neutralnością podatkową kaucji a zasadą, że VAT jest podatkiem od konsumpcji. 

SM: Na czym dokładnie polega przyjęty kompromis?

TW: VAT jest należny wyłącznie od kaucji przypadającej na opakowania niezwrócone. Co istotne, nie jest on rozliczany na bieżąco, lecz raz w roku, po zakończeniu roku kalendarzowego. Wprowadzający i operatorzy porównują liczbę opakowań wprowadzonych na rynek z liczbą opakowań faktycznie zwróconych przez konsumentów. Od dodatniej różnicy naliczany jest VAT. Jeżeli natomiast zwrotów jest więcej niż wprowadzeń, nadwyżka może zostać rozliczona w kolejnych latach, obniżając przyszłe zobowiązania podatkowe.

SM: Jednym z najczęściej komentowanych elementów systemu jest rozdzielenie ról podatnika i płatnika VAT. Jak to działa w praktyce?

SM: To najbardziej nietypowy element całej konstrukcji. Wprowadzający wykazuje VAT od niezwróconych opakowań w swojej deklaracji JPK, natomiast faktycznej wpłaty podatku do urzędu skarbowego dokonuje operator systemu kaucyjnego. Wynika to z logiki finansowej systemu, gdy to operator dysponuje środkami z kaucji, ponieważ wprowadzający przekazuje mu je już na etapie dystrybucji. Jednocześnie odpowiedzialność podatkowa za opakowania pozostaje po stronie wprowadzającego. Administracja skarbowa widzi więc podatek w deklaracji wprowadzającego, ale identyfikuje operatora jako podmiot zobowiązany do jego zapłaty.

SM: Co w takim razie stanowi największe ryzyko dla firm?

TW: Fundamentem całego rozliczenia jest ewidencja. Zarówno wprowadzający, jak i operatorzy muszą prowadzić bardzo szczegółowe rejestry obejmujące liczbę i wartość opakowań wprowadzonych na rynek, zwróconych opakowań oraz przepływy kaucji. W teorii brzmi to prosto, ale w praktyce rynek obsługuje kilku operatorów, którzy odbierają opakowania z tych samych punktów handlowych i współpracują z różnymi wprowadzającymi. Bez sprawnej synchronizacji danych łatwo o rozbieżności, które bezpośrednio przełożą się na wysokość podatku.

SM: Czy przesunięcie pierwszego rozliczenia VAT na luty 2026 r. realnie pomaga biznesowi?

TW: To zdecydowanie krok w dobrą stronę, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów. Dodatkowy miesiąc pozwala zebrać dane, uzgodnić ewidencje i przygotować systemy księgowe, jednak skala zmian organizacyjnych i informatycznych jest na tyle duża, że dla wielu firm czas ten może okazać się niewystarczający. Trzeba też pamiętać, że za 2025 r. niemal na pewno pojawi się VAT do zapłaty, ponieważ system działał krótko, a znaczna część opakowań sprzedanych pod koniec roku zostanie zwrócona dopiero w 2026 r.

SM: Dodatkowym wyzwaniem są różne stawki VAT. Jak firmy powinny do tego podejść?

TW: Ministerstwo Finansów dopuściło stosowanie różnych stawek VAT, również przy rozliczaniu kaucji, w zależności od stawki właściwej dla danego produktu. Odpowiedzialność za ich prawidłowe zastosowanie spoczywa jednak na wprowadzającym. Z perspektywy operatora, który fizycznie zapłaci podatek, oznacza to konieczność pełnego zaufania do danych otrzymywanych od partnerów. Coraz częściej sensownym rozwiązaniem staje się wspólne występowanie o interpretacje indywidualne, aby ograniczyć ryzyko sporów podatkowych.

SM: Jakie praktyczne działania rekomendowałby Pan firmom już dziś?

TW: Przede wszystkim audyt gotowości – zarówno procesowej, jak i systemowej. Firmy powinny dokładnie przeanalizować, jak zbierane są dane o opakowaniach, jak wygląda wymiana informacji z operatorami i czy systemy ERP są w stanie obsłużyć nowe ewidencje. Drugim krokiem jest precyzyjne uregulowanie relacji kontraktowych z operatorami, w tym zasad odpowiedzialności za dane i terminy rozliczeń. Trzecim – zabezpieczenie stanowiska podatkowego, zwłaszcza w zakresie stawek VAT i pierwszego rozliczenia za 2025 r.

SM: Podsumowując, jak należy patrzeć na VAT w systemie kaucyjnym z perspektywy biznesu?

TW: To rozwiązanie bez precedensu, które będzie realnym testem dojrzałości organizacyjnej firm. Nie wystarczy znajomość przepisów – kluczowe jest zrozumienie procesów, danych i współpracy między wieloma podmiotami. Dla tych, którzy potraktują temat strategicznie i przygotują się odpowiednio wcześnie, VAT w systemie kaucyjnym będzie wyzwaniem do opanowania. Dla pozostałych może stać się źródłem kosztownych problemów operacyjnych i podatkowych.

Tomasz Wagner – licencjonowany doradca podatkowy z ponad 18-letnim doświadczeniem w podatkach pośrednich, specjalizującym się w VAT, rozliczeniach łańcuchów dostaw oraz transformacjach regulacyjnych. Doradza krajowym i międzynarodowym przedsiębiorstwom w zakresie skutków VAT systemu kaucyjnego oraz regulacji środowiskowych, wspierając zarówno projektowanie rozwiązań, jak i ich praktyczne wdrożenie. Aktywnie współpracuje z organizacjami branżowymi i uczestniczy w publicznej debacie dotyczącej zmian w VAT i regulacjach zrównoważonego rozwoju.