Matryca kompetencji – wzór – czym jest i jak ją zbudować?

Czy zawsze potrafisz obiektywnie ocenić kompetencje, umiejętności i wiedzę Twojego zespołu? Jednym z największych problemów firm jest nieświadomość pełnego potencjału zasobów ludzkich, którym dysponują. Matryca kompetencji pracownika może w tym pomóc. Opowiemy, jak ją zbudować i jakie są korzyści z jej używania.

Co to jest matryca kompetencji i do czego służy??

Matryca kompetencji (ang. skill matrix) to narzędzie, które w graficzny sposób przedstawia poziom opanowania danych umiejętności przez pracowników w firmie. Pozwala na tworzenie komplementarnych kompetencyjnie zespołów, planowanie potrzebnych szkoleń oraz zatrudnianie odpowiadające aktualnym potrzebom organizacji. Macierz kompetencji może być również pomocna przy podwyżkach i premiach, a także przy planowaniu rotacji stanowisk i sukcesji kluczowych pracowników.

Jak zrobić matrycę kompetencji? Wzór?

Poniżej przedstawiamy krótki poradnik, który pomoże Ci w tworzeniu narzędzia, jakim są matryce kompetencyjne. Wzórjest dość prosty i możesz bazować na nim, aby stworzyć macierz dla Twojej organizacji:

1. Zrób mapę kompetencji pożądanych w Twojej organizacji. Zapewne dla każdego działu będzie inna, jednak pewne umiejętności są uniwersalne.
2. Stwórz tabelę z imionami i nazwiskami pracowników (w wierszach) oraz zebranymi przez Ciebie kompetencjami (w kolumnach). Na ich przecięciu wpiszesz odpowiednią ocenę.
3. Przypisz każdej umiejętności poziomy jej opanowania. Możesz zastosować skalę od 0 (brak wiedzy na dany temat) do 5 (wiedza ekspercka, pozwalająca na szkolenie innych) – najważniejsze jest, aby wizualizacja była prosta i klarowna.
4. Poproś menedżerów o wypełnienie matrycy kompetencji dla swoich pracowników.
5. Poproś pracowników o samodzielną ocenę swoich kompetencji.
6. Zorganizuj spotkanie, podczas którego pracownicy wspólnie z przełożonymi wypracują ostateczną ocenę. Ich założenia dotyczące danej umiejętności mogą się różnić, jednak ważne, aby ocena była maksymalnie obiektywna.
7. Aktualizuj matrycę nie tylko wtedy, kiedy pracownik nabędzie kolejną umiejętność, ale także, gdy pojawi się nowa kluczowa kompetencja, która pomaga organizacji w rozwoju.

Budowanie matryc kompetencji – zalety

Posiadanie matrycy (lub matryc) kompetencyjnych w organizacji ma wiele zalet. Można wyróżnić cztery kluczowe:

• zarządzanie bazą talentów: dzięki łatwej identyfikacji umiejętności i poziomu ich opanowania, wskazanie talentu staje się proste. To pozwala planować sukcesję oraz rozwój firmy w oparciu o zasoby, które już posiada lub odpowiednie dobranie ścieżki szkoleniowej,
• optymalizacja planu zatrudnienia: macierz kompetencji przypomina inwentaryzację umiejętności. Dzięki graficznemu przedstawieniu wychwycenie luk kompetencyjnych staje się łatwiejsze. To pomaga w stworzeniu profilu idealnego kandydata, który swoimi kwalifikacjami mógłby uzupełnić braki w organizacji,
• ścieżka szkoleniowa dopasowana do potrzeb: świadomość zasobów oraz luk kompetencyjnych pozwala na optymalizację programów szkoleniowych. Takie działania wpływają na wyrównanie poziomu wiedzy, ale także pozwalają na stawianie wyzwań przed najlepszymi w swojej dziedzinie tak, aby nadal czuli satysfakcję z pracy,
• budowa pozytywnej kultury organizacji: matryca kompetencji to narzędzie nie tylko dla kierownictwa, ale także dla pracowników. Stanowi ułatwienie komunikacji w kwestii oczekiwań oraz rozwoju umiejętności. Budowa matrycy kompetencji i jej aktualizowanie wpływa pozytywnie na zaangażowanie pracowników.

Budowanie matryc kompetencji – na co zwrócić szczególną uwagę?

Najważniejsza jest świadomość, że budowa matrycy kompetencji to nie jednorazowe zadanie, a proces. W końcu organizacja nie stoi w miejscu, cały czas się rozwija, zakłada nowe cele, a one wymagają zdobywania nowych umiejętności.

Przy budowie matrycy zaproś do jej współtworzenia pracowników. Mogą mieć perspektywę, której brakuje Ci z poziomu Twojego stanowiska. Warto ją uwzględnić nie tylko dlatego, że jest bardzo cenna i może wpłynąć na stworzenie efektywnej macierzy dla danego stanowiska. Pracownicy zaproszeni do współpracy potraktują matryce kompetencyjne jako narzędzia, które służą także im, a nie jak pomysł narzucony z góry.

Onboarding pracownika – co to jest? Proces onboardingu i przykłady

Decyzja zapadła, składasz ofertę zatrudnienia i zostaje ona przyjęta. Nie czas jednak na odpoczynek, pora rozpocząć planowanie onboardingu.

To, w jaki sposób zostanie przeprowadzony, może zaważyć na tym, czy świeżo zatrudniony specjalista zdecyduje się na pozostanie w Twojej firmie, czy też będzie kontynuował poszukiwania pracy.

Onboarding przeprowadza każdy pracodawca – świadomie lub nie. Jak zrobić to profesjonalnie i z dobrym skutkiem? I czym właściwie jest onboarding pracowników? Przeczytaj poniżej.

Czym jest onboarding?

Onboarding (po polsku: przyjęcie na pokład) to proces wprowadzania nowego członka zespołu do organizacji oraz kształtowanie się początkowych relacji i doświadczeń. Stanowi niepowtarzalną szansę na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia jako pracodawca. Onboarding jest ważny zarówno z perspektywy pracownika, jak i firmy, ponieważ wpływa na późniejszą efektywność pracy.

Pre-onboarding – co to jest?

Onboarding w firmie składa się z kilku etapów, które mają na celu skuteczne zintegrowanie nowego pracownika z firmą i jej kulturą. Warto, aby proces ten zaczął się jak najwcześniej. Pre-onboarding ma miejsce, gdy decydujecie się na zatrudnienie kandydata, ale pozostał jeszcze czas do dnia startu, np. trwa okres wypowiedzenia. W ramach pre-onboardingu możesz:

• wysłać maila powitalnego,
• załączyć prezentację przedstawiającą firmę,
• opowiedzieć o nowym miejscu pracy i dziale,
• wysłać mapkę firmy z informacją, gdzie powinien stawić się pierwszego dnia.

To ważne, aby utrzymywać stały kontakt z przyszłym pracownikiem. Dzięki temu zminimalizujesz jego stres związany ze zmianą oraz masz większą pewność, że w ogóle pojawi się w nowej pracy.

Jak wygląda proces onboardingu?

Onboarding to nie tylko pokazanie stanowiska pracy i przedstawienie szefa. To proces, który powinien wdrożyć pracownika w jego obowiązki, ale bez uczucia przytłoczenia. Dwa dni najeżone standardami, procedurami, nowymi twarzami – to zdecydowanie za dużo na komfortowe wdrożenie. Do elementów efektywnego onboardingu można zaliczyć:

Pierwszy dzień pracy: serdeczne przywitanie, przedstawienie członkom zespołu. Zadbaj o to, aby na nowego pracownika czekało już niezbędne wyposażenie – nie ma nic gorszego, niż miesięczne oczekiwanie na laptopa służbowego, bo ktoś zapomniał o odpowiednim „approvalu”.

Odpowiednie szkolenia i wsparcie: zorganizuj warsztaty i sesje, które pozwolą nowemu członkowi zespołu na szybkie przyswojenie wiedzy i umiejętności związanych z pracą. Rozplanuj wdrożenie w czasie – być może niektóre szkolenia będą przydatniejsze, kiedy pracownik zetknie się z daną sytuacją w praktyce?

Regularne sprawdzanie postępów: zaplanuj z góry spotkania mające na celu ocenę stopnia wdrożenia pracownika, udzielaj informacji zwrotnej i oferuj wsparcie w rozwoju.

Coraz więcej firm w procesie onboardingu powołuje rolę „buddy’ego”. Jest to „kumpel”, najczęściej starszy stażem współpracownik, którego rolą jest opieka nad nową osobą. Można zapytać się go o wnioski urlopowe, którąś z mniej zrozumiałych procedur lub… instrukcję obsługi ekspresu do kawy. W kwestii tematów dotyczących pracy, dla „buddy’ego” nie ma głupich pytań.

Jak ciekawie przeprowadzić onboarding?

Aby proces onboardingu był efektywny, a przy tym atrakcyjny, możesz uzupełnić go o kilka elementów, na przykład:

• Wykorzystanie technologii – webinary, bazy wiedzy, e-learningi zdalne są bardzo wygodne, ponieważ pracownik może je rozpocząć i przerwać w dogodnym dla siebie momencie.
• Angażuj w zadania działowe: nie wykluczaj nowej osoby tylko dlatego, że jest nowa. Na zebraniach pytaj o jej perspektywę, zapraszaj do zabrania głosu. Świeże spojrzenie może okazać się energetyzujące dla wielu nurtujących Was kwestii.
• Zorganizuj wydarzenie integracyjne: zaplanuj wyjście poza biuro czy wydarzenia team-buildingowe, które pozwolą nowym członkom zespołu na bliższe poznanie swoich kolegów również poza pracą.

Onboarding pracownika – dlaczego jest tak ważny?

Początkowy okres w firmie to czas, kiedy pracodawca ocenia pracownika, ale także pracownik – pracodawcę. Czy obietnica zawarta w EVP (ang. Employee Value Proposition) została spełniona? Czy deklarowane w procesie zatrudnienia wartości faktycznie są respektowane?

To wszystko może zaważyć na tym, że po okresie próbnym pracownik zdecyduje się przedłużyć umowę, czy też będzie szukał zawodowego spełnienia gdzie indziej.

Dobrze przeprowadzony proces onboardingu poprawia jeden z najważniejszych wskaźników  HR-owych: poziom fluktuacji. Co za tym idzie, dobre wdrożenie redukuje koszty – jeśli pracownik zostaje na dłużej, nie ma potrzeby ponownego ponoszenia kosztów rekrutacji.

Ciekawy onboarding pracownika – przykłady

Przykłady skutecznych praktyk onboardingowych można znaleźć w wielu firmach. Oto kilka inspiracji:

• Google: jeszcze przed zatrudnieniem kandydaci otrzymują wiadomości nie tylko od działu HR, a także od przyszłych kolegów i koleżanek. Menedżerowie dostają jasno sprecyzowane wytyczne onboardingowe, które muszą spełnić. Poza omówieniem roli i obowiązków, na liście znajduje się także konieczność zapewnienia wsparcia w zintegrowaniu z zespołem, a także regularny i dwustronny feedback przez pierwsze pół roku.

• Zappos: każda zatrudniona osoba, niezależnie od stanowiska, po szkoleniu wstępnym zaczyna od odbierania telefonów od klientów. To pozwala na lepsze zrozumienie misji firmy i wyzwań na różnych szczeblach organizacji.

Następnie proponuje się im pieniądze za… odejście. Dzięki temu na pokładzie zostają jedynie ci, którzy po zapoznaniu się z firmą od środka, są zdecydowani w niej pozostać. Na koniec etapu wdrożenia Zappos organizuje „graduation party”, tym samym budując w nowych pracownikach poczucie, że dołączyli do ciekawego, elitarnego miejsca i samo w sobie jest to osiągnięciem.

• Toyota: dla managementu firmy bardzo ważne jest przekazanie pracownikom motta firmy „Customer first” („Po pierwsze klient”). Dlatego jedną z integralnych części onboardingu jest interaktywna wideo-ścieżka klienta, którą każdy nowy pracownik musi przejść od początku do końca. Dzięki wykorzystaniu technologii część teoretyczna onboardingu skróciła się, a specjaliści zyskali więcej czasu na spotkania 1:1.

Onboarding nie musi (a nawet nie powinien!) być nudny i powtarzalny. Oczywiście, pewnych elementów – takich jak szkolenie BHP czy RODO – nie można pominąć. Jednak głównym celem, przyświecającym procesom onboardingowym, powinno być zapewnienie pracownikowi szerokiej, niezbędnej wiedzy oraz poczucia bezpieczeństwa. Ciekawy onboarding zaprocentuje w postaci zadowolenia obu stron.

Assessment Centre w rekrutacji – na czym polega i jak się przygotować?

Assessment Centre to według badań jedna z najskuteczniejszych metod rekrutacyjnych. Dla poszukujących pracy bywa jednak niezrozumiałą praktyką, dlatego wyjaśniamy, na czym polega i czego się spodziewać.
 
Dobrze przeprowadzona sesja Assessment Centre to nie tylko gwarancja wybrania najlepszego pracownika, ale także szansa dla kandydata na poznanie swoich mocnych i słabych stron, a w efekcie – otrzymania pracy dopasowanej do kompetencji.

Co to znaczy Assessment Centre?

Assessment Centre (czyli ośrodek lub centrum oceny) w rekrutacji to metoda oceny kompetencji kandydatów stosowana w procesie selekcji najlepszych z nich.

Pozwala na zebraniu informacji w wystandaryzowany sposób o wiedzy, umiejętnościach i postawach uczestników. Przykładowo oceniane kompetencje to: umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, przywództwo oraz zarządzanie czasem.

Na czym polega sesja Assessment Centre?

Wyłonieni kandydaci (zazwyczaj 4-8 osób) zostają zaproszeni na kilkugodzinne spotkanie, podczas którego wykonują określone zadania – zarówno indywidualne, jak i grupowe.
Sposób rozwiązywania zadań oceniają asesorzy – specjalnie wyszkoleni rekruterzy lub managerowie, którzy bacznie obserwują przebieg sesji.

Assessment Centre – zadania i przykłady ćwiczeń

Wiesz już, co to Assessment Centre w rekrutacji. Być może zastanawiasz się teraz, jak dokładnie wygląda taka sesja? Nie ma jednego uniwersalnego wzoru, który nadawałby się do każdej rekrutacji. Niemniej, badanie Assessment Centre może przybrać formę:

• Studium przypadku: kandydatom zostaje przedstawiona sytuacja biznesowa (realna lub hipotetyczna), a następnie poproszeni są o rozwiązanie problemu lub podjęcie decyzji w oparciu o dostępne dane.
• Ćwiczenie grupowe: uczestnicy współpracują w grupie nad określonym zadaniem. Najczęściej ocenia się wtedy umiejętność pracy zespołowej, komunikację i zdolność do rozwiązywania konfliktów, a w przypadku stanowisk menedżerskich – kompetencje przywódcze.
• Symulacja rozmowy z klientem: kandydaci poproszeni są o odgrywanie ról klientów lub partnerów w rozmowach biznesowych. To ćwiczenie ma na celu sprawdzenie umiejętności interpersonalnych (np. zdolności perswazyjnych).
• Wystąpienie publiczne: kandydaci przygotowują prezentacje na podstawie dostarczonych materiałów, a następnie wygłaszają je przed asesorami.

Assessment Centre – jak się przygotować?

Przygotowanie do sesji Assessment Centre może być kluczowe dla sukcesu w procesie rekrutacyjnym. Oto kilka wskazówek:

• Zrozum, czego się spodziewać: uważnie przeczytaj informacje zawarte w ogłoszeniu o pracę. To pozwoli Ci w przybliżeniu przewidzieć, jakie kompetencje będą badane.
• Użyj wyobraźni: zastanów się, jakie sytuacje oraz wyzwania będzie stawiała przed Tobą nowa rola. Myśl jak rekruter, przewiduj jakie zadania mogą się pojawić.
• Zastanów się nad mocnymi i słabymi stronami: przemyśl, jak najlepiej wyeksponować swoje zalety. 
• Zrelaksuj się: próbuj kontrolować stres i napięcie. Zastosuj techniki relaksacyjne, które pomogą Ci zachować spokój podczas oceny.
• Przygotuj się na feedback: Pamiętaj, że Assessment Centre często kończy się sesją feedbacku, podczas której dowiesz się, jakie są Twoje mocne strony i obszary do poprawy. Bądź otwarty na tę informację i gotów do nauki na błędach.

Doradztwo personalne – czym jest i na czym polega?

Czym jest doradztwo personalne?

Doradztwo personalne to wysoce wyspecjalizowana usługa świadczona przez ekspertów mających wieloletnie doświadczenie w swojej dziedzinie. Ich działania poparte są znajomością niuansów branży HR i doskonałym rozeznaniem w trendach rynku pracy. Doradztwo personalne może dotyczyć na przykład rekrutacji kandydata z rzadkimi kwalifikacjami lub przeprowadzenia firmy przez proces restrukturyzacji funkcji personalnej. 

Doradcami personalnymi zostają zazwyczaj menedżerowie ds. zarządzania zasobami ludzkimi, których teoretyczna wiedza spotyka się z wieloletnią praktyką. Szukasz wsparcia z zakresu HR? Wybierając usługę dla siebie, zwróć uwagę na agencję doradztwa personalnego, która współpracuje z ekspertami z różnych dziedzin –  dzięki temu zaproponowane rozwiązanie będzie fuzją wiedzy wieloletnich praktyków.

Kiedy warto skorzystać z usług agencji doradztwa personalnego?

Jeśli piętrzą się przed Tobą wyzwania takie, jak:

• wyjątkowo trudna rekrutacja,
• tworzenie opisów i wartościowanie stanowisk pracy,
• przygotowanie planów rozwojowych i budowanie ścieżek kariery,
• stworzenie programu szkoleń (np. akademii młodego menedżera),
• projektowanie systemu wynagrodzeń oraz premii,
• oceny pracownicze,

to może być znak, że czas na skorzystanie z usług agencji doradztwa personalnego. Warto skonsultować się z profesjonalistami nie tylko, gdy przeprowadzasz te procesy po raz pierwszy, ale także wtedy, kiedy planujesz wprowadzić ulepszenia. Tym sposobem masz szansę kompleksowo zadbać zarówno o „employee”, jaki i „candidate experience”.

Oddając skomplikowane procesy w ręce specjalistów, zyskujesz czas na to, aby zająć się tym, w czym Ty sam/a jesteś ekspertem lub na bieżącą pracę operacyjną, której nikt za Ciebie nie wykona.

Doradca personalny a proces rekrutacji

Dobór odpowiednich ludzi do poszczególnych ról w organizacji oraz ich rozwój to klucz do sukcesu w biznesie. Znajomość tajników rekrutacji, wiedza merytoryczna i baza networkingowa to niezaprzeczalne atuty doradcy personalnego specjalizującego się w headhuntingu. Skomplikowane procesy na stanowiska eksperckie wymagają poświęcenia ogromnej ilości czasu – direct oraz executive search potrafią zająć długie tygodnie i wyłączyć firmowego rekrutera z innych zadań.

Dlatego w takiej sytuacji warto zwrócić się do agencji, która posiada aktualną, stale poszerzaną bazę kandydatów i skupi się na osiągnięciu sukcesu rekrutacyjnego, którego kosztem nie będzie zaniedbanie innych procesów w organizacji.